エクセルというのは表計算のソフト。エクセルを知らない、持っていないという人は残念ながら本日のブログは読んでもつまらないかも。

いつもつまらないという噂もあるけど(^^ゞ


エクセルはオリジナルの.xlsまたは.xlsxというフォーマット以外にも、いろいろなフォーマットでファイルを保存できる。オリジナルフォーマット以外で、数表データの受け渡しに一番多くつかわれるのはcsvフォーマットだろう。エクセルは、このフォーマットについて私の知る限り2つの癖がある。



その１
写真をクリックするとエクセルの画面イメージになっている。
とりあえずこんな感じで入力してみて。
エクセルのフォーマットで保存してファイルを閉じる。
また開く。
入力したのと同じ画面が開く。
まあ当たり前。
今度はそれをcsvフォーマットで保存する。
保存するときにいろいろアラートがでるけれど無視して保存して。
さあ、その保存したcsvフォーマットのファイルを再度エクセルで開くと！

なぜかエクセルは左上詰めでデータを移動する。
他の表計算ソフトでは、このような現象は起きない。
たぶんバグ(プログラムの設計ミス）だと思うので、誰かマイクロソフトに文句言ってくれない？



その２
先ほどのcsvフォーマットのファイルをエクセルで再度開く。
一番左上のセル(1列の1行目）に半角のアルファベット大文字で　ID　と入力する。保存してファイルを閉じる。
そしてそのファイルを開こうとすると「SYLK：ファイル形式が無効です」という警告が出て開かないはず。

SYLKというのはcsvなどと同じファイルフォーマットの1種。拡張子は.slk。先ほど保存したのはcsvフォーマットだから、これはもう完全にエクセルのバグ。マイクロソフトは「これは仕様です」と開き直っている(怒）


とりあえずcsvで保存するときに、一番左上のセルにIDと入力してはいけないことを覚えておきましょう。


ただしやっかいなのはここから。
エクセル「以外」のソフトで一番左上のセルにIDと書かれているデータを作成し、csvで保存したとする。
なぜかその場合、そのcsvファイルをエクセルは開くことができる。
しかし一文字でも内容を変更し保存すると、次からは「SYLK：ファイル形式が無効です」という警告が出て開かなくなる。

一番多い例としてはウエッブアンケートなどで集めたデータを、アンケートサーバーから出力する時。フォーマットはcsvがもっともポピュラー。そして第1列には回答者番号が振られ、その先頭、つまり一番左上のセルには見出しとしてIDと書かれている場合が多い。


不運にも、そんなファイルの内容を変更してしまい開けなくなった場合はどうするか。

心配ご無用。
csvフォーマットのファイルというのは、実はテキストファイルである。(ファイル形式の細かな説明は省略するから自分で調べてください)。つまりcsvファイルはワープロソフトで開く。そうすると一番先頭がIDとなっているから、それをNOとか番号とか適当な言葉に置き換えて保存する。そうすればエクセルで開くことができる。



私にとってエクセルは欠かせないソフトであるが、もし家庭用あるいはそれほど多くのデータを扱わないビジネスなら、わざわざエクセルを買わなくてもオープンオフィスという無料ソフトで不足を感じることはないはず。機能はエクセルと互角。256列以上のデータも扱える。ワードやパワーポイントの代わりになるソフトも一緒になっている。もちろんエクセルファイル（.xlsと.xlsx）を開いたり、エクセルフォーマットで保存もできる（.xlsのみ）。

凝ったレイアウトのファイルを作るとマイクロソフトのソフトで開いた場合、少し見栄えが違ってしまうことが多い。その場合はPDFで保存できる機能がついているから、そちらを利用すればいい。マックは標準でPDFを作る機能が備わっているがウインドウズにはないから、それだけでもこのソフトを入れておく価値がある。（※XP以外のウインドウズのことは知らないけれど、今もそうだよね？）